Förvaring och arkivering
Ett fotografi, både som positiv och negativ, är inte beständigt för all framtid, även om det
är optimalt framkallat. För att förlänga dess livslängd och förebygga skador behöver bilderna
förvaras i för dem så goda förhållanden som möjligt. Det kan vara svårt att ha resurser,
men också att veta exakt hur man skall göra. Tänk dock på att även om man i detta nu inte kan
förvara sina bilder på det mest optimala sättet, så är det av största vikt att vidta
åtgärder för förbättringar.
Råd kring förvaring och arkivering:
- Det optimala förvaringsutrymmet för fotomaterial är ett tempererat och reglerat rum, där klimatet
hålls konstant. Har man inte tillgång till ett sådant, är ett rum med så jämn temperatur
och luftfuktighet som möjligt också en lösning. Ett rum beläget mitt i huset, utan direkt förbindelse
med utomhusklimat, är att föredra. Att rekommendera för exempelvis vanliga svartvita negativ
och positiv är en temperatur på +16-20 C, samt en relativ luftfuktighet (RF) på 30-40%. Tänk på att förvara
fotomaterialet mörkt!
- Undvik rum med vattenledningar och många elektriska kablar. Ställ inte hyllor och skåp för nära
värmekällor eller vatten.
Vid läckage eller för hög värme, kan fotografierna få oåterkalleliga skador.
- Vid val av hyllor och lådor, välj gärna sådana av metall. Trä- eller plastprodukter kan
avge skadliga ämnen, både genom direktkontakt med fotomaterialet eller genom gaser.
- Stapla inte materialet i höga travar på varandra, särskilt inte de sköra glasplåtarna.
- Hantera alltid bildmaterialet varsamt! Ta inte med fingrarna direkt på varken positiv eller negativ. Använd bomullsvantar! De finns
exempelvis att köpa på apoteket.
- Skilj positiv från negativ i förvaringssammanhang. De kan förvaras i samma rum, men ej i samma kuvert och
förvaringsbox. Nitratfilm är brandfarlig bör därför förvaras helt separat.
Placera gärna positiven respektive negativen i syrafria förvaringskuvert eller omslag. I bästa fall ett
positiv/negativ per kuvert. Om man samtidigt registrerar bilderna, notera bildnumret på omslaget
(samma nummer på negativ och bild med samma motiv). Sätt aldrig klisterlappar eller etiketter på negativ eller positiv!
- Skriv endast med blyertspenna vid anteckningar på förvaringskuverten/omslagen eller positivens baksida. OBS! Skriv innan negativ/
positiv läggs ned i kuvertet/omslaget!
- Funderar ni på att rengöra det fotografiska materialet? Gör inga åtgärder utan att först
kontakta fackmän i ämnet! Sådana åtgärder måste
utföras av en i ämnet insatt person.
- Vad gäller val av papper som man använder tillsammans med fotomaterial bör papper användas som
är tillverkat av ren bomull. Det pappret är mycket rent och lämpar sig för fotografiska material.
- Vid montering av fotografier, använd inte klister eller tejp. Använd fotohörn istället!
Tänk på att vanliga brevkuvert är klistrade i kanterna.
- Man bör inte placera fotomaterialet i de i handeln vanligen förekommande plastfickorna. De kan på sikt
vara skadliga. Vill man ändå använda plastfickor av något slag finns speciella genomskinliga plastfickor
att köpa som innehåller ren polyester, eller ett polyetenmaterial.
- Tänk på att man genom att förteckna och registrera inte bara får ett mer lätthanterligt
material, det blir också lättare att söka fram bilder man letar efter.
Sidans topp
Registrering
Att registrera en fotosamling är inte bara ett sätt att öka ordningen på de egna fotografierna,
utan också ett sätt att få större glädje av dem. Fler kan nyttja samlingen, både
besökare och ägare. De blir inte bara "hylliggare" utan verkliga källor till historieberättande!
Det finns olika sätt eller system för att registrera fotosamlingarna. Enklaste sättet är att använda
sig av blanketter. I dag finns också för ändamålet upprättade datasystem, system som har
fördelen att de är sökbara. Som en början är dock manuell registrering med hjälp av en
blankett för varje fotografi att föredra. Registreringen kan med fördel påbörjas innan man aktivt
försöker identifiera fotografiet.
Fakta att ta fasta på vid registrering av fotografier:
- Upprätta en kopierbar registreringsblankett där samtliga fakta som skall sökas står uppställda.
- Ge den registrerade bilden ett nummer som noteras både på bilden själv och på registreringsblanketten.
Om ett negativ till bilden finns, ge den samma nummer.
- Notera på registreringsblanketten om både positiv och negativ finns till bilden, samt om dubbletter finns.
Det kan vara bra att veta om man i framtiden skall kopiera bilden.
- Viktiga frågor kring identifieringen av ett foto och som bör vara med på registreringsblanketten är:
Vem är fotografen? Ange namn och om möjligt adress eller verksamhetsort.
Var är bilden tagen? Skriv så exakt som möjligt exempelvis socken, by, gård.
När är bilden tagen? Helst med datum och år, i nödfall kan exempelvis "1950-talet" gälla som
tidsangivelse.
Vem är med på bilden? Personerna på bilden bör identifieras var för sig.
Är det många personer, skissa av bilden och numrera personerna. Ange om möjligt även ålder, yrke
och titlar på personer.
Vad vill bilden/fotografen visa? Beskriv händelsen bakom varför bilden är tagen. Detta
framgår inte alltid utifrån motivet.
Vem har identifierat bilden? Ange namn och adress på den eller dem som identifierat bilden.
- Att identifiera bilder kan vara tidsödande arbete, men det kan också generera många trevliga stunder.
Är man en förening kan man bilda speciella grupper som jobbar med identifiering av foton. Man kan också
tillsammans med det lokala studieförbundet anordna studiecirklar. Att montera bilder i pärmar som exempelvis
ställs ut på biblioteket eller på hembygdsgården är ett bra sätt att få
information om, och visa en bildsamling. En registreringsblankett kan placeras i närheten av fotografierna där nu information
noteras av besökare.
- Bilder som används ofta bör kopieras, antingen som ett fotopositiv eller genom att bilden skannas och
skrivs ut på vanligt papper. Detta är särskilt viktiga åtgärder att ta fasta på för de
som har positiv som enda originalmaterial.
- Har man ett stort antal negativ som okända motiv är framkallning av dessa till fotopositiv ett tidsödande
och kostsamt uppdrag. För att identifiera och få fram arbetsfotografier på dessa negativ kan skannern
återigen vara till stor hjälp. Man kan nämligen skanna både glasplåtar och blandnegativ med
bra resultat! Bilderna kan sedan sparas på exempelvis en CD-rom och bli en
material för framtida användning.
- För att på sikt bevara fotomaterialet bör man ha både ett positiv och ett negativ på bilden!
Har man endast positiv är det lämpligt att göra så kallad reprofotografier av dessa.
Då får man ett negativ till bilden som kan arkiveras och användas till
kommande kopieringar. Reprofotografering rekommenderas också om man har skadade negativ eller positiv.
Sidans topp
Databaser
Databaser för fotohantering är främst användbara för innehavare med stora samlingar.
Har man relativt få bilder kan man genom någon form av manuellt register på ett bra och lätthanterligt
sätt få överblick av samlingen.
Det finns många sätt och system för att hantera fotomaterial i databaser. En databas kan i dag relativt
lätt framställas om man tar hjälp av datakunnig personal. Dock kan det vara svårare att framsälla
system som fungerar bra vad gäller alla punkter exempelvis snabbhet, sökbarhet och bildhantering.
Det finns olika databaser för just fotohantering som används i Sverige i dag bland museer och andra.
Värmlands museum, Värmlandsarkiv samt några andra museer och hembygdsföreningar i länet har
anammat en databas som Västerbottens museum i samarbete med Umeå universitet utvecklat. Databasen kallas SOFIE
och är en databas uppbyggd speciellt för att passa museianvändning. SOFIE kan hantera såväl
föremålssamlingar, föremålsbilder, in- och utlån av föremål, fornlämningar,
foton samt arkiv. Systemen kan kopplas till varandra eller brukas var för sig.
I den del av databasen SOFIE som behandlar fotografier registreras varje fotografi för sig. Vid registrering
ifylls ämnesbestämda rutor med kända fakta om fotografiet. Samtliga fält i databasen är sök-
och sorterbara, vilket gör att man på många olika sätt kan finna fram till de olika bildkategorierna.
I databasen kan också fotografiet skannas in och tillsammans med
inregistrerade fakta bli synbar på dataskärmen, antingen som
frimärksstora bilder eller på hela skärmen. Bildlistor med flera fotografier på en
gång kan också visas på skärmen.
SOFIE har också en webbapplikation, vilket gör att databasen kan bli nåbar via Internet.
Denna möjlighet gör att bilderna, om man så önskar, kan ses och nås av fantastiskt många
människor.
Anledningen till att Värmlands museum och Värmlandsarkiv rekommenderar databasen SOFIE är att den för oss
fungerat bra. Det finns också fördelar med att många använder samma system. Man kan samarbeta och
lära av varandra i exempelvis registreringsarbetet, man kan också lättare använda sig av och ha
nytta av varandras arkivmaterial.
Sidans topp
Att ta emot bilder
En fotosamling kan snabbt växa sig för stor och ohanterlig. Då det
blir känt att någon är intresserad av och tar emot fotografier är det
snabbt fler som vill skänka bilder och det kan vara svårt att säga nej
om någon vill ge bort en ovärderlig bildskatt. Att samla och bevara
fotomaterial är ju en av många uppgifter hembygdsföreningar, arkiv och
museer har. Här kan det vara bra att upprätta en strategi över vilket
material som man kan och vill ta emot. För en hembygdsförening kan det
exempelvis vara lämpligt att endast ta emot fotografier som skildrar
den egna bygden, eller en viss verksamhet som föreningen koncentrerar
sig på. Har man en sådan strategi är det också lättare att motivera
ett nej. Kanske kan man i stället rekommendera eller hänvisa till
någon annan som kan ha intresse av just de fotografierna. Vid
mottagande/köp av bilder bör man skriva ned någon form av avtal, dels
för upphovsrättens skull, dels för att man så
lätt glömmer varifrån bilderna kommer. I framtiden kanske man av olika anledningar behöver
kontakta givarna/deponenterna/försäljarna.
Sidans topp
Deponering och rådgivning
Om man själv inte har möjligheten att på ett bra sätt förvara sitt
fotomaterial kan man deponera samlingen på ett större arkiv. En
deponering kan vara förenligt med en viss avgift, dock försäkras man
om att materialet tas om hand av kompetent personal. Genom en
deponering skall man också tänka på att materialet blir något mer
svårtillgängligt för föreningen själva än om det förvaras i eller nära
den egna föreningslokalen. Har man exempelvis registrerat materialet i
en databas, där också bilden är skannad, eller har andra påsiktsbilder
på "hemmaplan" är deponering en bra lösning. Då man har tillgång till
fotosamlingen samtidigt som originalmaterialet är under bästa vård.
Sidans topp
Mer information
Depositioner kan i Värmland göras på Värmlandsarkiv. Här kan man
förvara bildmaterialet på ett säker sätt, samtidigt underlättas dess
tillgänglighet för länet i stort. Värmlandsarkiv har en
deponeringsavgift per hyllmeter på pappers- respektive fotomaterial.
Vad gäller rådgivning angående vård och registrering av fotomaterial
kan man vända sig till Värmlandsarkiv, Värmlands museum, Kristinehamns
museum och bildarkiv samt Folkrörelsernas arkiv i Värmland. Rådgivning
sker i möjlighet av tid, och då främst genom råd och tips per telefon.
Du kan också gå till organisationernas hemsidor för mer information
(sidorna öppnas i nytt fönster).
Värmlandsarkiv >>
Värmlands Museum >>
Folkrörelsernas arkiv
för Värmland >>
Mer information om databasen SOFIE får du på Västerbottens Museums
hemsida (öppnas i nytt fönster). Västerbottens
Museum >> |
